メール連絡網

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メッセージ作成・送信

メッセージの作成を行います。

メッセージの送信

  1. 送信者が閲覧通知と返信通知を受け取るかどうかを選択します。
  2. 配信方法(連絡網の形式)を選択します。
    • メッセージのみの場合、受信者は返信コメントのみ返信することができます。
    • Yes/Noアンケート付の場合、返信コメントとYes/Noの回答を返信することができます。
    受信者がYesまたはNoの回答をした際に送信者にメール通知をするかどうかを選択できます。
    • アンケートメールの場合、送信者がアンケートの回答を自由に作成することができます。
    受信者は、返信コメントとアンケートの回答を返信することができます。
    受信者がアンケートの回答をした際に送信者にメール通知をするかどうかを選択できます。
    • 本文記載メールの場合、登録されているアドレスに届くメールに本文の内容が記載されます。
    なお受信者が返信することは出来なくなりました。
    • Yes/Noメール、アンケートメールを選択した場合、受信者全員に回答を公開したい場合は□にチェックを入れます。
  3. 今すぐに送信せず、送信予約をする場合は送信したい時間を設定します。
    予約時間を設定する場合は、連絡網作成時から10分以上開けてください。
    また、予約中の連絡網の修正中に送信予約時間となった際には、修正前のものが送信されますので、ご注意ください。
  4. 送信相手を設定します。
    個別に送信するか、グループ宛に送信するかを選択します。
    『送信者を選択』から送信する相手にチェックを入れ、“追加”ボタンを押下し、『送信先(宛先)』に送信先を設定します。
    一度設定した送信先から外したい場合は、『送信先(宛先)』から外したい相手にチェックを入れ、
    “宛先を削除”ボタンを押下します。
  5. 件名、本文、アンケート回答欄(アンケートメールを選択した場合のみ)を入力します。
    アンケート回答欄は、単数回答にするか複数回答にするかを選択し、選択しを作成します。
    回答期限を設定する場合のみ、回答期限を入力して下さい。期限を過ぎると回答ができなくなります。
  6. 入力が完了したら、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
  7. エラー、誤りがなければ、“送信”ボタンを押下して送信します。
    エラーがある場合には、“戻って修正する”ボタンを押下し、エラー指示に従って修正します。
    (送信予約時間を設定している場合には『予約中』となります。予約中の状態では内容の修正が可能です。)


送信メッセージ一覧

既に送信したメッセージの情報を「確認/削除」をします。

送信したメッセージを定型文として登録

送信した内容を定型文に登録することができます。
  1. 定型文として登録したいメッセージの□にチェックを入れ、“定型文に登録”ボタンを押下するします。
  2. 確認メッセージで“OK”を選択すると、定型文としてメッセージの内容が登録されます。
    登録される内容は、「件名」「本文」「アンケート回答欄」です。

送信したメッセージをCSVファイルでダウンロード(管理者・編集者のみ)

  1. ダウンロードしたいメッセージの□にチェックを入れ、“ダウンロード”ボタンを押下します。
  2. “保存”を押下すると、ご自身の端末に送信済みの連絡網の内容をCSVファイルで保存することができます。
    CSVファイルに記載される内容は、「件名」「本文」「送信者」「閲覧日時」「送信状況」「返信コメント」です。

送信した内容をコピーしてメッセージを作成

  1. 題名横の矢印ボタンを押下します。
  2. 連絡網の内容をコピーした状態で、再度メッセージの作成画面が開きます。
    全ての項目がコピーされます。
  3. 変更したい箇所を変更して、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
  4. エラー、誤りがなければ、“送信”ボタンを押下して送信します。   
    エラーがある場合には、“戻って修正する”ボタンを押下し、エラー指示に従って修正します。  

送信メッセージの詳細を確認する

  1. 件名をクリックすると内容の詳細を確認することができます。
    受信者から返信コメントが新規で来ている場合には、件名横に「未読返信あり」と表示されます。

予約中のメッセージの内容を修正する

  1. 修正したいメッセージの“修正”ボタンを押下します。
  2. メッセージ作成画面が開くので、修正したい箇所を修正します。
  3. 修正が完了したら、、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
  4. エラー、誤りがなければ、“送信”ボタンを押下して送信します。   
    エラーがある場合には、“戻って修正する”ボタンを押下し、エラー指示に従って修正します。
    ※修正ボタンは『予約中』のメッセージにのみ表示されます。

送信済メッセージ、予約中メッセージを削除する

  1. 削除したいメッセージの削除ボタンを押下します。
  2. 確認メッセージで“OK”を押下すると削除されます。
    ※受信者の受信メッセージ一覧からも削除されます。

メッセージを検索する

  1. “🔍検索”ボタンを押下します。
  2. タイトルまたは送信日を入力します。
    (両方の条件を入力することも可能です。その場合、どちらにも当てはまるメッセージが表示されます。)
  3. “検索”ボタンを押下すると対象のメッセージのみ表示されます。
  4. 再度全件を表示させる場合は、“🔍検索”ボタンを押下し、検索条件を空白にして再検索を行ってください。

一覧に表示されている各項目について

■件名
連絡網の件名に入力した内容が表示されます。
■閲覧状況
現在の閲覧状況を表示します。
(*/*:左側の数字は閲覧済みの人数、右側の数字は送信した全体の人数です)
■アイコン
メッセージの配信方法を表示します。
  • 「TXT」の場合、本文記載メールで送信しています。
  • 「Y/N」の場合、Yes/Noアンケート付メールで送信しています。
  • 「ANQ」の場合、アンケートメールで送信しています。
■送信者、送信種別、送信日時
送信者と送信種別と送信日時を表示します。
送信種別は、個別に送信している場合は「個別送信」と表示され、グループに送信している場合はグループ名が表示されます。


送信メッセージ詳細

送信したメッセージの内容を確認します。 送信メッセージ一覧から、件名をクリックすると送信メッセージ詳細を開くことができます。

未読の人に再送信する

  1. “未読の人に再送する”ボタンを押下します。
  2. 未読の人にのみ再度メール通知が送信されます。
    ※未読の人が存在しない場合“未読の人に再送する”ボタンは表示されません。

未回答の人に再送信する

  1. “未回答の人に再送する”ボタンを押下します。
  2. アンケートが未回答の人にのみ再度メール通知が送信されます。
    ※Yes/Noアンケート付メール、アンケートメールで送信していて、未回答の人が存在する場合のみ
    “未回答の人に再送する”ボタンが表示されます。

対象の人に新規メッセージを作成する

  1. 未読の人、既読の人、Yesと回答している人など再度メッセージを送りたい対象の人の□にチェックを入れて“新規作成”ボタンを押下します。
  2. 対象の人が宛先に設定されている状態で新規メッセージ作成画面が開きます。
  3. メッセージの新規作成のときの同様にメッセージを作成して、送信します。

受信者の返信メッセージに対して、返信する

  1. 『閲覧・返信メッセージ詳細』より、受信者からの返信メッセージを確認します。
    ※名前横の“+”ボタンを押下すると、全ての返信メッセージを展開することができます。
  2. 最新の返信メッセージに“返信”ボタンが表示されるので、“返信”ボタンを押下します。
  3. 『返信メッセージ記入欄』にメッセージを入力します。
  4. “上記の内容で送信する”ボタンを押下し、確認メッセージで“OK”を選択します。

返信を確認する

  • 「閲覧・返信メッセージ詳細」の名前の左横に「+」マークがある場合、受信者から返信が来ています。「+」ボタンを押して、その内容が確認出来ます。
  • 旧システムで送信したメッセージに返信がある場合、最新の回答と返信内容が異なっている場合がありますので、ご注意下さい。なお旧システムで返信があったものには「+」マークは付きません。


削除済送信メッセージ一覧

削除した送信メッセージを確認します。 管理者・編集者は、一般メンバーが削除したメッセージも表示されます。

削除済メッセージを送信一覧に戻す

  1. 送信一覧に戻したいメッセージの“送信一覧に戻す”ボタンを押下します。
    ※送信メッセージ一覧に戻すと、受信者の受信メッセージ一覧にも戻ります。

メッセージを検索する

  1. “🔍検索”ボタンを押下します。
  2. タイトルまたは送信日を入力します。   
    (両方の条件を入力することも可能です。その場合、どちらにも当てはまるメッセージが表示されます。)
  3. “検索”ボタンを押下すると対象のメッセージのみ表示されます。
  4. 再度全件を表示させる場合は、“🔍検索”ボタンを押下し、検索条件を空白にして再検索を行ってください。


受信メッセージ一覧

受信したメッセージの確認をします。

受信メッセージの詳細を確認する

  1. 件名をクリックすると内容の詳細を確認することができます。
    未開封のメッセージは、明細が黄色くなり「未開封」というアイコンが表示されます。
    開封すると、明細が白くなり「開封済」というアイコンが表示されます。
    送信者から返信コメントが新規で来ている場合には、件名横に「未読返信あり」と表示されます。

一覧に表示されている各項目について

■件名
連絡網の件名に入力された内容を表示します。
■アイコン
メッセージの配信方法を表示します。
  • 「TXT」の場合、本文記載メールで送信しています。
  • 「Y/N」の場合、Yes/Noアンケート付メールで送信しています。
  • 「ANQ」の場合、アンケートメールで送信しています。
■送信者、受信日時
送信者と受信日時を表示します。
■検索
メッセージを検索することができます。
タイトルまたは送信日を入力して、検索することができます。


受信メッセージ詳細

受信したメッセージの内容を確認します。受信メッセージ一覧から、件名をクリックすると受信メッセージ詳細を開くことができます。

アンケートの回答をする

  1. Yes/No、またはアンケート形式でメッセージが届いている場合、回答欄が表示されますので、回答を選択します。
  2. 返信コメントを記載する場合は、『返信メッセージ記入欄』に返信コメントを入力します。
  3. “上記の内容で送信する”ボタンを押下します。

返信コメントを記載する

  1. 『返信メッセージ記入欄』に返信コメントを入力します。
  2. “上記の内容で送信する”ボタンを押下します。
    ※アンケートメールの場合、回答を選択していないと“上記の内容で送信する”ボタンを押下した際にエラーになります。

返信履歴を確認する

  1. 『返信履歴』より、返信内容を確認します。
    「アンケートの結果を受信者に公開」でメッセージが送信されている場合は、一番下にある『回答状況』より
    全員の返信内容を確認できます。名前横の“+”ボタンを押下すると、全てのメッセージが展開されます。


定型文一覧・登録

定型文の登録、修正、削除をします。

定型文を登録する

  1. “新規登録”ボタンを押下します。
  2. 『メッセージ定型文登録・修正』画面が開くので、件名、本文を入力します。
  3. アンケート付の定型文を登録する場合は、『アンケート定型文を作成』にチェックを入れ、回答欄を作成します。
  4. 入力が完了したら、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
  5. エラー、誤りがなければ“登録する”ボタンを押下し、登録します。   
    エラーがある場合は、エラーの内容に従って修正して下さい。   
    誤りがある場合は、“戻って修正する”ボタンを押下し、再度修正した後に登録して下さい。

定型文を修正する

  1. 修正したい定型文の“修正”ボタンを押下します。
  2. メッセージ定型文登録・修正』画面が開くので、変更したい箇所を修正します。
  3. 修正が完了したら、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
  4. エラー、誤りがなければ“登録する”ボタンを押下し、登録します。   
    エラーがある場合は、エラーの内容に従って修正して下さい。   
    誤りがある場合は、“戻って修正する”ボタンを押下し、再度修正した後に登録して下さい。

定型文を削除する

  1. 削除したい定型文の“削除”ボタンを押下します。
  2. 確認メッセージで“OK”を押下すると削除されます。