「メール連絡網」の版間の差分
提供: PAPIPOご利用方法・ヘルプ
Papipojpv4 (トーク | 投稿記録) (→送信メッセージ詳細) |
Papipojpv4 (トーク | 投稿記録) (→定型文一覧・登録) |
||
| 行190: | 行190: | ||
==定型文一覧・登録== | ==定型文一覧・登録== | ||
| − | + | <span style="color:#000066">定型文の登録、修正、削除をします。</span> | |
| − | + | ====定型文を登録する==== | |
| − | : | + | :１．“新規登録”ボタンを押下します。 |
| − | :: | + | :２．『メッセージ定型文登録・修正』画面が開くので、件名、本文を入力します。 |
| − | : | + | :３．アンケート付の定型文を登録する場合は、『アンケート定型文を作成』にチェックを入れ、回答欄を作成します。 |
| − | : | + | :４．入力が完了したら、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。 |
| − | : | + | :５．エラー、誤りがなければ“登録する”ボタンを押下し、登録します。 |
| − | : | + | : エラーがある場合は、エラーの内容に従って修正して下さい。 |
| + | : 誤りがある場合は、“戻って修正する”ボタンを押下し、再度修正した後に登録して下さい。 | ||
| − | + | ====定型文を修正する==== | |
| − | : | + | :１．修正したい定型文の“修正”ボタンを押下します。 |
| − | :: | + | :２．メッセージ定型文登録・修正』画面が開くので、変更したい箇所を修正します。 |
| + | :３．修正が完了したら、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。 | ||
| + | :４．エラー、誤りがなければ“登録する”ボタンを押下し、登録します。 | ||
| + | : エラーがある場合は、エラーの内容に従って修正して下さい。 | ||
| + | : 誤りがある場合は、“戻って修正する”ボタンを押下し、再度修正した後に登録して下さい。 | ||
| − | + | ====定型文を削除する==== | |
| − | + | :１．削除したい定型文の“削除”ボタンを押下します。 | |
| − | :: | + | :２．確認メッセージで“OK”を押下すると削除されます。 |
2016年11月25日 (金) 14:26時点における版
目次
メッセージ作成・送信
メッセージの作成を行います。
メッセージの送信手順
- １．送信者が閲覧通知と返信通知を受け取るかどうかを選択します。
- ２．配信方法（連絡網の形式）を選択します。
- メッセージのみの場合、受信者は返信コメントのみ返信することができます。
- Yes/Noアンケート付の場合、返信コメントとYes/Noの回答を返信することができます。
- 受信者がYesまたはNoの回答をした際に送信者にメール通知をするかどうかを選択できます。
- アンケートメールの場合、送信者がアンケートの回答を自由に作成することができます。
- 受信者は、返信コメントとアンケートの回答を返信することができます。
- 受信者がアンケートの回答をした際に送信者にメール通知をするかどうかを選択できます。
- 本文記載メールの場合、登録されているアドレスに届くメールに本文の内容が記載されます。
- 受信者が返信することはできません。
- Yes/Noメール、アンケートメールを選択した場合、受信者全員に回答を公開したい場合は□にチェックを入れます。
- ３．今すぐに送信せず、送信予約をする場合は送信したい時間を設定します。
- 予約時間を設定する場合は、連絡網作成時から10分以上開けてください。
- また、予約中の連絡網の修正中に送信予約時間となった際には、修正前のものが送信されますので、ご注意ください。
- ４．送信相手を設定します。
- 個別に送信するか、グループ宛に送信するかを選択します。
- 『送信者を選択』から送信する相手にチェックを入れ、“追加”ボタンを押下し、『送信先（宛先）』に送信先を設定します。
- 一度設定した送信先から外したい場合は、『送信先（宛先）』から外したい相手にチェックを入れ、
- “宛先を削除”ボタンを押下します。
- ５．件名、本文、アンケート回答欄（アンケートメールを選択した場合のみ）を入力します。
- アンケート回答欄は、単数回答にするか複数回答にするかを選択し、選択しを作成します。
- 回答期限を設定する場合のみ、回答期限を入力して下さい。期限を過ぎると回答ができなくなります。
- ７．入力が完了したら、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
- ８．エラー、誤りがなければ、“送信”ボタンを押下して送信します。
- エラーがある場合には、“戻って修正する”ボタンを押下し、エラー指示に従って修正します。
- （送信予約時間を設定している場合には『予約中』となります。予約中の状態では内容の修正が可能です。）
送信メッセージ一覧
既に送信したメッセージの情報を「確認/削除」をします。
送信したメッセージを定型文として登録
- 送信した内容を定型文に登録することができます。
- １．定型文として登録したいメッセージの□にチェックを入れ、“定型文に登録”ボタンを押下するします。
- ２．確認メッセージで“OK”を選択すると、定型文としてメッセージの内容が登録されます。
- 登録される内容は、「件名」「本文」「アンケート回答欄」です。
送信したメッセージをCSVファイルでダウンロード（管理者・編集者のみ）
- １．ダウンロードしたいメッセージの□にチェックを入れ、“ダウンロード”ボタンを押下します。
- ２．“保存”を押下すると、ご自身の端末に送信済みの連絡網の内容をCSVファイルで保存することができます。
- CSVファイルに記載される内容は、「件名」「本文」「送信者」「閲覧日時」「送信状況」「返信コメント」です。
送信した内容をコピーしてメッセージを作成
- １．題名横の矢印ボタンを押下します。
- ２．連絡網の内容をコピーした状態で、再度メッセージの作成画面が開きます。
- 全ての項目がコピーされます。
- ３．変更したい箇所を変更して、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
- ４．エラー、誤りがなければ、“送信”ボタンを押下して送信します。
- エラーがある場合には、“戻って修正する”ボタンを押下し、エラー指示に従って修正します。
送信メッセージの詳細を確認する
- １．件名をクリックすると内容の詳細を確認することができます。
- 受信者から返信コメントが新規で来ている場合には、件名横に「未読返信あり」と表示されます。
予約中のメッセージの内容を修正する
- １．修正したいメッセージの“修正”ボタンを押下します。
- ２．メッセージ作成画面が開くので、修正したい箇所を修正します。
- ３．修正が完了したら、、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
- ４．エラー、誤りがなければ、“送信”ボタンを押下して送信します。
- エラーがある場合には、“戻って修正する”ボタンを押下し、エラー指示に従って修正します。
- ※修正ボタンは『予約中』のメッセージにのみ表示されます。
送信済メッセージ、予約中メッセージを削除する
- １．削除したいメッセージの削除ボタンを押下します。
- ２．確認メッセージで“OK”を押下すると削除されます。
- ※受信者の受信メッセージ一覧からも削除されます。
メッセージを検索する
- １．“🔍検索”ボタンを押下します。
- ２．タイトルまたは送信日を入力します。
- （両方の条件を入力することも可能です。その場合、どちらにも当てはまるメッセージが表示されます。）
- ３．“検索”ボタンを押下すると対象のメッセージのみ表示されます。
- ４．再度全件を表示させる場合は、“🔍検索”ボタンを押下し、検索条件を空白にして再検索を行ってください。
一覧に表示されている各項目について
■件名
- 連絡網の件名に入力した内容が表示されます。
■閲覧状況
- 現在の閲覧状況を表示します。
- （＊/＊：左側の数字は閲覧済みの人数、右側の数字は送信した全体の人数です）
■アイコン
- メッセージの配信方法を表示します。
- 「TXT」の場合、本文記載メールで送信しています。
- 「Y/N」の場合、Yes/Noアンケート付メールで送信しています。
- 「ANQ」の場合、アンケートメールで送信しています。
■送信者、送信種別、送信日時
- 送信者と送信種別と送信日時を表示します。
- 送信種別は、個別に送信している場合は「個別送信」と表示され、グループに送信している場合はグループ名が表示されます。
送信メッセージ詳細
送信したメッセージの内容を確認します。 送信メッセージ一覧から、件名をクリックすると送信メッセージ詳細を開くことができます。
未読の人に再送信する
- １．“未読の人に再送する”ボタンを押下します。
- ２．未読の人にのみ再度メール通知が送信されます。
- ※未読の人が存在しない場合“未読の人に再送する”ボタンは表示されません。
未回答の人に再送信する
- １．“未回答の人に再送する”ボタンを押下します。
- ２．アンケートが未回答の人にのみ再度メール通知が送信されます。
- ※Yes/Noアンケート付メール、アンケートメールで送信していて、未回答の人が存在する場合のみ
- “未回答の人に再送する”ボタンが表示されます。
対象の人に新規メッセージを作成する
- １．未読の人、既読の人、Yesと回答している人など再度メッセージを送りたい対象の人の
- □にチェックを入れて“新規作成”ボタンを押下します。
- ２．対象の人が宛先に設定されている状態で新規メッセージ作成画面が開きます。
- ３．メッセージの新規作成のときの同様にメッセージを作成して、送信します。
受信者の返信メッセージに対して、返信する
- １．『閲覧・返信メッセージ詳細』より、受信者からの返信メッセージを確認します。
- ※名前横の“+”ボタンを押下すると、全ての返信メッセージを展開することができます。
- ２．最新の返信メッセージに“返信”ボタンが表示されるので、“返信”ボタンを押下します。
- ３．『返信メッセージ記入欄』にメッセージを入力します。
- ４．“上記の内容で送信する”ボタンを押下し、確認メッセージで“OK”を選択します。
削除済送信メッセージ一覧（管理者・編集者のみ）
削除した送信メッセージを確認します。
削除済メッセージを送信一覧に戻す
- １．送信一覧に戻したいメッセージの“送信一覧に戻す”ボタンを押下します。
- ※送信メッセージ一覧に戻すと、受信者の受信メッセージ一覧にも戻ります。
メッセージを検索する
- １．“🔍検索”ボタンを押下します。
- ２．タイトルまたは送信日を入力します。
- （両方の条件を入力することも可能です。その場合、どちらにも当てはまるメッセージが表示されます。）
- ３．“検索”ボタンを押下すると対象のメッセージのみ表示されます。
- ４．再度全件を表示させる場合は、“🔍検索”ボタンを押下し、検索条件を空白にして再検索を行ってください。
受信メッセージ一覧
受信したメッセージの確認をします。
受信メッセージの詳細を確認する
- １．件名をクリックすると内容の詳細を確認することができます。
- 未開封のメッセージは、明細が黄色くなり「未開封」というアイコンが表示されます。
- 開封すると、明細が白くなり「開封済」というアイコンが表示されます。
- 送信者から返信コメントが新規で来ている場合には、件名横に「未読返信あり」と表示されます。
一覧に表示されている各項目について
■件名
- 連絡網の件名に入力された内容を表示します。
■アイコン
- メッセージの配信方法を表示します。
- 「TXT」の場合、本文記載メールで送信しています。
- 「Y/N」の場合、Yes/Noアンケート付メールで送信しています。
- 「ANQ」の場合、アンケートメールで送信しています。
■送信者、受信日時
- 送信者と受信日時を表示します。
■検索
- メッセージを検索することができます。
- タイトルまたは送信日を入力して、検索することができます。
受信メッセージ詳細
受信したメッセージの内容を確認します。受信メッセージ一覧から、件名をクリックすると受信メッセージ詳細を開くことができます。
アンケートの回答をする
- １．Yes/No、またはアンケート形式でメッセージが届いている場合、回答欄が表示されますので、回答を選択します。
- ２．返信コメントを記載する場合は、『返信メッセージ記入欄』に返信コメントを入力します。
- ３．“上記の内容で送信する”ボタンを押下します。
返信コメントを記載する
- １．『返信メッセージ記入欄』に返信コメントを入力します。
- ２．“上記の内容で送信する”ボタンを押下します。
- ※アンケートメールの場合、回答を選択していないと“上記の内容で送信する”ボタンを押下した際にエラーになります。
返信履歴を確認する
- １．『返信履歴』より、返信内容を確認します。
- 「アンケートの結果を受信者に公開」でメッセージが送信されている場合は、一番下にある『回答状況』より
- 全員の返信内容を確認できます。名前横の“+”ボタンを押下すると、全てのメッセージが展開されます。
定型文一覧・登録
定型文の登録、修正、削除をします。
定型文を登録する
- １．“新規登録”ボタンを押下します。
- ２．『メッセージ定型文登録・修正』画面が開くので、件名、本文を入力します。
- ３．アンケート付の定型文を登録する場合は、『アンケート定型文を作成』にチェックを入れ、回答欄を作成します。
- ４．入力が完了したら、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
- ５．エラー、誤りがなければ“登録する”ボタンを押下し、登録します。
- エラーがある場合は、エラーの内容に従って修正して下さい。
- 誤りがある場合は、“戻って修正する”ボタンを押下し、再度修正した後に登録して下さい。
定型文を修正する
- １．修正したい定型文の“修正”ボタンを押下します。
- ２．メッセージ定型文登録・修正』画面が開くので、変更したい箇所を修正します。
- ３．修正が完了したら、“入力内容を確認する”ボタンを押下します。
- ４．エラー、誤りがなければ“登録する”ボタンを押下し、登録します。
- エラーがある場合は、エラーの内容に従って修正して下さい。
- 誤りがある場合は、“戻って修正する”ボタンを押下し、再度修正した後に登録して下さい。
定型文を削除する
- １．削除したい定型文の“削除”ボタンを押下します。
- ２．確認メッセージで“OK”を押下すると削除されます。
